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深圳市恒佳办公设 备有限公司成立于2008年,是从事复印机 打印机的销售、维修、耗材及复印机租赁业务为一体的专业化公司。多年来,我们一直工作在办公设备领域的最前线,为广大客户提供专业的办公解决方案。我公司主要代理全 球名品牌的OA产品及办公耗材。 并致力于将全球最新、最先进的办公产品和技术逐步引入到客户的实际工作中;同时又在全力打造一个具有管理及品牌优势的OA产品销售渠道。我 们先后成功地取得了知名品牌“东芝TOSHIBA”,“佳能 Canon” 复印机和“惠普 HP”打印机,,ESPSON深圳地区的销售代 理权及指定维修店,为客户提供先进、优质、实惠的办公产品及服务是我们努力的目标。

办公设备知识   
柯尼卡美能达 办公解决方案为IT制造业解压 
内 容:
         
         曾经倚靠“高科技 ”、“密集型”两大优势领跑于其他行业的IT制造业,如今也面 临着信息安全和成本控制的课题。对高科技企业来说,任何一点信息的泄露都可能造成企业巨大的损失,而且由于行业原材料和人工成本的攀升,使得IT制造业不得不寻找 能够压缩成本、管控安全的“良方”,来为企业经营“解压”。如何在不降低工作效率的同时降低办公成本?如何保障信息的输出安全?某国际知名IT制造商也提出了这 样的疑问。

柯尼卡美能达

  办公成本难管 控,文档信息易泄露

  该IT企业以技术生产为 核心,业务覆盖全球范围,对日常办公设备也有着较多的需求。然而IT部门在日常管理的 过程中却发现了越来越多的问题。

  “首先,浪费 的情况非常严重,不必要的输出太多,而且设备没有进行统一管控,哪个人用了哪台设备,使用情况怎样,我们根本无法控制,导致办公成本长期居高不下。”该企业IT负责人表示,“另 外,由于会有多个部门共用一台设备的情况,所以每到部门费用结算时都无法将成本精确到部门。”

  同时,打印输 出的安全也存在很大隐患。“我们有一些打印设备放置在离座位较远的区域,而办公室打印任务较多,有时刚刚确认打印的文件,待走到复合机跟前,输出的文档已经被其他人误拿,或者由于工作太忙,忘记取走自己打印的文件 ,这些情况都使文档安全受到威胁。”

  该负责人还表 示,“由于以往是根据部门的需求来临时采购办公设备,所以使用的品牌比较繁多,日常故障管理给IT部门造成了很大的 工作量,而且影响到了制定战略性IT管理方案的核心业 务,这让我们承担了巨大的压力。”

  合理配置设备 ,导入IC卡认证系统

  面对这些课题 ,IT部门对办公设备开展了改善计划,以“不能使工作效率下降”为前提,探讨多个办公设备供应商的提案,最终选择了柯尼卡美能达 的办公解决方案。

  首先,柯尼卡美能达 对办公区域和格局进行了分析,将输出设备减少到约400台设备,并且根据 不同的打印量配置不同型号的复合机产品,从每分钟20张到50张,从到黑白,将 品牌进行了统一规划。这样既方便IT部门进行日常管理 和维护,相同操作界面也便于办公室职员轻松上手。

  在布局了硬件 设备后,接下来就是导入方案的核心——IC卡认证系统 。由于IC卡认证打印与员工 信息一一对应,可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能,首先保证了输出信息的安全。“而且工作证(IC卡)每个人都有,无需 增加我们的额外工作量和成本就能够引进和使用,这点非常好。”为了加强成本管理,再配合统计分析软件PageScope Account Manager,可以精确掌握每 个员工在每台设备上的输出情况,不仅对部门运作成本有了清晰的了解,而且还能实时掌握设备运行情况的数据,实现成本精算和安全输出双管齐下。

  降成本促安全 提高办公管理水平

  方案导入后, 客户很快就给予了积极的评价:“这种认证打印方式,间接限制了员工的打印量,减少了纸张浪费的情况。如果有的文件已经下达打印指令又不想输出,可以在操作面板上取消打印,系统也会将长时间未打印的文件自动删除,这 样纸张输出量自然减少,员工的节约意识也相应提高。”IT负责人还兴奋地表 示,“经过统计,办公成本比以往下降了30%,而且具体费用还 可以精确核算到部门,这超出了我们当初对成本管控的预期,效果非常好。”

  不仅如此,输 出纸张安全的问题也迎刃而解,“因为采用了IC卡认证,每个人都只能先刷卡,再输出个人打印的文件,所以,以往的输出文件随意放置和错取的现象已经没有了。可见柯尼卡美能达 的解决方案,可以将办公安全性提升到很高的水平。IT负责人还评价:“感觉柯尼卡美能达 的办公解决方案很完善。”

  另外,客户还 表示,“柯尼卡的美能达的办公设备性能比较稳定,售后服务也非常到位。产品体验很智能,而且方便易用,员工也很快适应了这种先进的工作方式,同时也提高了我们的办公效率和管理水平,公司管理部门对此非常满意。未来 可能还会计划进一步实现其他功能的拓展。”

 
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